Formate#

Inkasso.live unterstützt verschiedene Formate für den Import und Export, darunter einige Legacy Formate unserer Mandanten (z.B. der IADB) aber auch eigene Formate für den Austausch mit dem API.

Diese sind auf den folgenden Seiten beschrieben.

• Die Formate der FSG / IADB

Inkasso.live ist beim Import von csv Dateien recht tolerant:

• Es werden auch internationale Datumsformate erkannt
  (01.09.2025 oder 09/01/2025 oder 1.9.2025 etc.)
• Es werden Umbrüche in Spalten korrigiert
• Es werden fehlende Anführungszeichen ergänzt
• Es werden auch internationale Zahlenformate unterstützt
  (1.293,32 oder 1,293.32 oder 1293.32)
• Es werden verschiedene Trennzeichen unterstützt
  (Komma, Semikolon, Tab, …)
• Boolsche Werte können in verschiedenen Formaten angegeben werden
  (J, N, Ja, Nein, True, False, Wahr, Falsch, 0, 1, Yes, No, …)
• Wenn Spalten nicht gefunden werden, wird nach typischen Aliasen oder falschen Schreibweisen gesucht (BLZ statt Bankleitzahl, PLZ statt Postleitzahl etc.)

Sie sollten sich aber auf diese Toleranz nicht verlassen, sondern am besten die Formate so liefern wie sie beschrieben sind.

Achtung: Feldnamen
Einige bestehende Formate haben in den csv Dateien Schlüssel (also Überschriften, Feldnamen), die mit einer Zahl beginnen. Dieses ist bei anderen Formaten (xml, toml, yaml, …) nicht erlaubt. In den Fällen sind die Feldnamen angepasst. Bitte beachten Sie die Dokumentation hierzu. Der Rest bleibt identisch, also können Sie zukünftig statt csv auch json, yaml, xml, excel oder ähnliches verwenden.
Zusätzlich haben einige Feldnamen in den bestehenden csv Spezifikationen Umlaute, wie z.B. RZV101_Ratenhöhe. Diese sind in anderen Formaten vielleicht nicht strikt verboten, aber zumindest unüblich. Daher verwenden wir hier eine internationale Schreibweise für json oder yaml Dateien, also z.B. rzv101_Ratenhoehe.

Deutsches Excel#

Das Deutsche Excel verhält sich bei den csv Formaten etwas anders, als eine Excel Version aus anderen Ländern:

• Das Trennzeichen ist im Standard ein Semikolon, kein Komma wie überall sonst.
• Damit deutsche Umlaute funktionieren, muss die csv ein BOM haben (eine UTF-8 BOM zeigt der Applikation an, dass es sich um einen Zeichensatz handelt, der Sonderzeichen wie Umlaute unterstützt)

Da die meisten vermutlich mit einem deutschen Excel arbeiten, haben wir das derzeit als Standard gewählt.

Vertikale Anordnung#

csv Dateien (Siehe Wikipedia) haben Datensätze horizontal angeordnet, also Überschriften in den einzelnen Spalten oben.

Die IADB hat in der Vergangenheit entgegen der offiziellen Dokumentation in Ausnahmefällen auch Excel Dateien mit vertikaler Ausrichtung angenommen. Durch den hohen Grad der Automatisierung in der inkasso.live App kann ein vertikales Format nicht weiter verarbeitet werden.

Grundsätzlich können Sie statt csv Dateien aber auch excel Dateien importieren. Excel wird unterstützt. Jedoch muss dann die Excel Tabelle ebenfalls horizontal ausgerichtet sein, wie die Standardisierte csv Datei.

csv Format#

Das von inkasso.live nativ unterstützte csv Format ist die internationale Norm RFC 4180.

Anlegen, Ersetzen, Ergänzen von Datensätzen#

Beim Importieren passiert im Hintergrund folgendes:

1. Ein zu importierender Datensatz wird im System gesucht, um herauszufinden, ob dieser ggf. bereits vorhanden ist.
   • Ist eine ID vorhanden, wird diese verwendet (meist eine UUID (RFC9562), sowas sieht so aus: 2c2330b9-c331-4322-ae29-944238d4ba7a)
   • wenn keine ID bekannt ist (nicht übergeben wurde), wird nach dem Aktenzeichen / interne Referenz gesucht. (Das ist z.B. IADB-4711)
   • falls auch keine Referenz übergeben wurde, wird von dem Datensatz ein digitaler Fingerabdruck (Hash) erstellt, und in der Datenbank nach vorhanden identischen Hash Werten gesucht. Falls der Datensatz gefunden wurde, werden ID, Referenz und Hash verknüpft und gemerkt
2. Wenn kein Datensatz gefunden wurde, wird eine neue ID generiert (meist die o.g. UUID, außer z.B. bei Postleitzahlen, da ist die ID die Postleitzahl, die ist ja eindeutig)
3. Neue Datensätze werden dann im System angelegt
4. Bestehende Datensätze des Hauptobjektes werden bei einem Import ergänzt. Das bedeutet, es werden gesetzte Felder übernommen, aber nicht gesetzte Felder löschen keine vorherigen Daten. Um Feldinhalte zu löschen, müssen Sie diese also mit einem leer-Wert setzen. Das Weglassen von Werten löscht diese nicht
5. Bestehende Datensätze von Verbundobjekten (also z.B. Der Debitor zu einem Auftrag) werden bei einem Import ersetzt, das bedeutet, diese Daten werden überschrieben. Dieses Verfahren dient dazu, gezielt auch Datensatz-Felder vollständig löschen zu können. Bei Verbundobjekten wird ein Weglassen des Feldes also zu einem löschen des Feldes in der Datenbank führen.

Wo betrifft Sie das?

Wenn Sie Statusrückmeldungen schicken und z.B. nur ein Feld in einem Dienstleistungsergebnis eintragen um es “hinzuzufügen”, werden dadurch alle anderen Ergebnisfelder gelöscht. Achten Sie also darauf, dass Sie das hinzuzufügende Feld bereits vorher in ihrem Import hinzufügen (in Excel oder was auch immer sie verwenden) und importieren Sie stets den vollständigen Datensatz.

Zahlenformate#

Bitte beachten Sie, das bei z.B. dem Feld monatlich zum eine “01.” kein gültiger Wert ist. Die Spezifikation verlangt hier numerische Werte von 1-31. Achten Sie bitte auf solche Dinge. Das Import-Werkzeug (livectl) meldet ihnen solche formalen Probleme mit ihrer Import Datei, bevor diese zum Server geschicht wird.